Re-integratie; het dossier en het verslag

Op grond van de WIA/WAO en de regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar moet de werkgever indien sprake is van dreigend langdurig ziekteverzuim, aantekening houden van het ziekteverzuim en van de re-integratieactiviteiten. Elke stap in het re-integratieproces dient te worden vastgelegd. Op deze manier wordt dus een dossier gevormd. Op basis van de gegevens in dat dossier zal er een re-integratie verslag opgesteld worden als dat aan de orde is.

In de praktijk zullen de verschillende onderdelen van het dossier niet volledig bij de werkgever zelf berusten;

• relevante gegevens zullen bij zijn arbodienst berusten, zoals de medische gegevens inzake het ziekteverzuim,

• adviezen en verslagen van dienstverleners als casemanagers, medewerkers van een re-integratie bedrijf of ingeschakelde andere deskundigen zullen eveneens in het dossier van de werkgever worden opgenomen

het re-integratie verslag

• de verplichte bijstand van de arbodienst bij het opmaken van het verslag heeft uitsluitend betrekking op het medische deel van het verslag,
• in het re-integratieverslag wordt achteraf verantwoording afgelegd over het eerste ziektejaar. Het verslag is dus in feite een uittreksel van het dossier en wordt op basis van het dossier samengesteld. Het re-integratieverslag moet door de werknemer bij de aanvraag WIA/WAO aan de UWV worden verstrekt. Zowel de arbodienst als de UWV zullen de werknemer tijdig over deze nieuwe verplichting informeren,
• geen re-integratie verslag bij verkorte wachttijd

In de praktijk zal bij het opstellen van het re-integratieverslag de volgende werkwijze worden gevolgd;

• in overleg met de werknemer stelt de werkgever het eerste deel van het re-integratieverslag op en verstrekt een afschrift aan de werknemer,
• vervolgens wordt het medische deel door de arbodienst opgesteld en ter beschikking van de werknemer gesteld, dan wel in overleg met de werknemer aan het UWV gezonden,
• de arbodienst voegt bij die gelegenheid ook de actuele oordelen toe. De arbodienst zal in de regel deze oordelen kunnen baseren op de gegevens die zij heeft op grond van het regelmatig volgen van het verloop,
• indien er om enige reden langere tijd geen contact is geweest, behoort het tot de verantwoordelijkheid van de arbodienst om te beoordelen of een nieuw onderzoek noodzakelijk is om de benodigde informatie te kunnen verschaffen,
• al vóór de indiening van het re-integratieverslag zullen de werkgever en de werknemer in het algemeen op de hoogte zijn van elkaars visie. Er zijn echter ook situaties denkbaar - bijvoorbeeld in geval van een arbeidsconflict - dat dit niet het geval is en de werknemer zijn mening wil geven zonder het toeziend oog van de werkgever. In deze regeling wordt daarom aan de werknemer de gelegenheid gegeven om zijn opvattingen weer te geven bij het indienen van het re-integratieverslag
• ten slotte voorziet deze regeling erin dat het re-integratieverslag ook gegevens bevat van administratieve aard over werkgever en werknemer, informatie over de functie van de werknemer en gegevens van meer inhoudelijke aard, waaronder medische en arbeidskundige gegevens. Deze gegevens bevinden zich al in het dossier van de werkgever c.q. zijn arbodienst en deze gegevens zijn ook bruikbaar voor het UWV in het kader van de claimbeoordeling,
• de medische en arbeidskundige gegevens zullen door de arbodienst zodanig worden vormgegeven en vastgelegd dat deze door het UWV zoveel mogelijk gebruikt kunnen worden voor de claimbeoordeling.

De controle van het UWV;

• het UWV controleert of de voorgeschreven stukken in het re-integratieverslag aanwezig zijn. Die stukken vormen de basis voor de beoordeling van de re-integratie-inspanningen,
• is het verslag niet volledig, dan is sprake van een administratieve tekortkoming die de werkgever moet herstellen. Als de tekortkoming aan de werkgever ligt, stelt het UWV de werkgever eerst in staat de ontbrekende gegevens binnen één week aan te vullen. In veel gevallen zal het re-integratieverslag dan wel compleet zijn en kan de inhoudelijke beoordeling plaatsvinden,
• het is echter ook mogelijk dat de werkgever de gevraagde gegevens niet levert. In dat geval legt het UWV de werkgever een loonsanctie op. In de loonsanctiebeslissing wordt duidelijk aangegeven welke stukken ontbreken. De werkgever heeft daarbij zelf in de hand hoelang de loonsanctie feitelijk duurt. Meestal zal de werkgever de ontbrekende stukken snel kunnen aanleveren en daarmee de periode van de loonsanctie kunnen beperken,
• bovendien krijgen de werkgever (en de werknemer) uiterlijk zes weken vóór het einde van de loondoorbetalingsperiode bericht dat de behandeling van de WIA-aanvraag wordt opgeschort, waardoor zij ruim vóór einde wachttijd kunnen starten met de completering van het re-integratieverslag,
• van belang hierbij is dat herstel van administratieve tekortkomingen altijd mogelijk is, ook al zou er destijds bijvoorbeeld geen schriftelijk plan van aanpak zijn opgesteld. Een alsnog opgestelde rapportage over hetgeen destijds is gebeurd, voldoet dan ook.

Verplicht in het dossier voor het UWV;

• de noodzakelijke administratieve gegevens van de werknemer, werkgever en bedrijfsarts of arbodienst,
• gegevens omtrent de aard van het bedrijf van de werkgever,
• gegevens omtrent de bekwaamheden van de werknemer,
• gegevens omtrent de functie van de werknemer,
• vermelding van de eerste dag van ongeschiktheid tot het verrichten van arbeid wegens ziekte,
• het oordeel en het advies van de bedrijfsarts of de arbodienst, de probleemanalyse
• het door de werkgever en de werknemer overeengekomen plan van aanpak en de bijstellingen,
• de evaluatie aan het einde van het eerste ziektejaar, alsmede de meest recente evaluatie van de voortgang en de uitvoering van de in het plan van aanpak gemaakte afspraken,
• een actueel oordeel over de kwaliteit van de arbeidsrelatie door de werkgever en de bedrijfsarts of de arbodienst,
• een actueel oordeel van de bedrijfsarts of de arbodienst over het verloop van de ongeschiktheid tot werken, de functionele beperkingen en de mogelijkheden van de werknemer tot het verrichten van arbeid,
• een actueel oordeel van de bedrijfsarts of de arbodienst en de werkgever over de aanwezigheid van passende arbeid bij de werkgever,
• een oordeel van de werknemer omtrent genoemde gegevens en oordelen.
• een actueel oordeel van de arbodienst over het verloop van de ongeschiktheid tot werken en over de functionele beperkingen en de arbeidsmogelijkheden van de werknemer,
• de door de arbodienst verzamelde vertrouwelijke medische gegevens;

Voor het aanleveren van een re-integratie dossier van een werknemer die uit dienst gaat voordat er twee jaar verstreken zijn, met name de tijdelijke arbeidskrachten,  gelden wat aangepaste regels. Zie hiervoor Re-integratieplicht bij een tijdelijk dienstverband

Vormvrij

De vorm van het re-integratie dossier is vrij. Het UWV heeft formulieren ontwikkeld, zie kader. Er zijn ook beleidsregels vorm- en herkenbaarheidvereisten re-integratie verslagen, zie onder aan dit artikel de opsomming.

Taal en regels voor de professionals

Bij het vastleggen van medische en arbeidskundige gegevens zal zoveel mogelijk van dezelfde taal en definities gebruik gemaakt worden. Daartoe zal gebruik gemaakt worden van de standaarden die door de uitvoeringsorganisatie worden gebruikt, zoals bijvoorbeeld onderdelen van de Functionele Mogelijkheden Lijst. Aan het UWV wordt daarom de bevoegdheid gegeven hiervoor standaarden vast te stellen. Het gebruik maken van bijvoorbeeld dezelfde systemen voor het coderen van medische diagnoses en voor functionele beperkingen en mogelijkheden bevordert een efficiënte gegevensuitwisseling. Dit wil overigens niet zeggen dat het noodzakelijk is om in het re-integratieverslag altijd de meest gedetailleerde informatie volgens deze systemen op te nemen. In de regel zal volstaan kunnen worden met het eenvoudigste niveau.

Wanneer in een complexe casus behoefte bestaat gedetailleerdere informatie of wanneer het UWV in reactie op het verslag om nadere informatie vraagt, is op voorhand duidelijk binnen welke taal die informatie moet worden gegeven.

De werknemer werkt mee

De verzekerde verleent mede op basis van artikel 25 lid 6 WIA zijn medewerking bij het opstellen van het re-integratieverslag.

Toegankelijke dossier/gegevens aanleveren helpt

Indien gegeven aan het UWV worden aangeleverd helpt het als er een systematiek in zit. Dat de beoordelaars snel helder krijgen waar het om gaat. In de praktijk gaat het hier nogal eens fout. De arbodienst levert dikke stapels verslagen van spreekuren aan zonder samenvatting of analyse, of de chronologie van de re-integratie pogingen zijn slechts met moeite terug te vinden in de stukken. Dat kan irritatie opwekken en de indruk geven dat de re-integratie niet systematisch is aangepakt. Dat is jammer omdat dat uiteindelijk invloed kan hebben over het oordeel over de re-integratie. Aandacht besteden aan het toesturen van een toegankelijk dossier loont de moeite.

Werknemer beschikt bij aanvraag niet over het re-integratie verslag

In dat geval dient hij de werkgever aan te sporen en als dat geen effect heeft de aanvraag toch in te dienen. Het UWV zal bij de werkgever de gevraagde gegevens opvragen op straffe van een loonsanctie. De 104 weken termijn wordt dan verlengd.

Werknemer traineert het opstellen waardoor de aanvraag te laat is.

In dat geval kan het UWV de werknemer een sanctie opleggen in de vorm van een waarschuwing of maatregel. De maatregel kan een tijdelijke weigering zijn van de WIA uitkering of een gedeeltelijke of blijvende weigering.

Verlengde wachttijd

Opstellen van het verslag gebeurt dan 15 weken voor het einde van het verlengde tijdvak. Vaak geeft het UWV de nieuwe datum wel aan. Was er al een re-integratie verslag, dan moet de werkgever ervoor zorgen dat die bij hernieuwde indiening geactualiseerd wordt. Is het medische oordeel te oud, dan zal de bedrijfsarts opnieuw een oordeel moeten geven. Ook de laatste stand van zaken moet erin vastgelegd worden.

Geen re-integratie verslag nodig

In een aantal uitzonderingsgevallen hoeft er geen re-integratie verslag gemaakt te worden. Als die aan de orde zijn is het goed op basis van de wettekst na te gaan of de situatie daar echt op past;

• bij een verkorte wachttijd, derhalve als er geen duurzaaam benutbare mogelijkheden zijn
• vangnetters zonder werkgever
• ziektewetters wegens orgaandonatie
• ziektewetters wegens zwangerschap
• ziektewetters bij een arbeidshandicap
• ziektewetters in de regeling; Compensatieregeling loonkosten zieke oudere

Jurisprudentie op deze site

Re-integratie plicht; een greep uit de jurisprudentie